5 misstag du inte vill göra när du går över till Office365
22012
post-template-default,single,single-post,postid-22012,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.1,wpb-js-composer js-comp-ver-4.12,vc_responsive
IT Support Office365

5 misstag du inte vill göra när du går över till Office365

Vi lever i en tid där tekniken utvecklas fort och förändring sker konstant. Alla försöker vi hänga med vilket leder till att man måste prioritera, utvärdera och fatta beslut ganska fort kring vad som är bäst för verksamheten. Det är nästintill omöjligt att hålla sig uppdaterad på allt som sker. Leverantörerna trycker på och Office365 är verkligen på tapeten just nu. Fördelarna är många men det gäller att hålla tungan rätt i mun. Därför har jag valt att skriva ner de fem huvudmisstagen som man bör ha koll på inför sitt val av Office365. IT Support Office365

 

Tro att man sätter upp det på nolltid och helt smärtfritt.

Som vanligt när det gäller amerikanska bolag så är ofta marknadsföringen bättre än produkten. Intrycket som ges av Office365 är att det är superlätt att komma igång, det går på nolltid och man skulle egentligen kunna låta vilken person som helst på företaget se till att man kommer igång. I många av dom olika licensvarianterna ingår Exchange för mail, SharePoint online för kollaborering och det krävs en portal för administration av alla licenser. Det är här det börjar bli lite klurigt. SharePoint är en väldigt stor plattform som kräver en enorm kunskap för att sättas upp på rätt sätt och även administrera. För att sedan jobba i SharePoint som användare behöver man ofta en utbildning för att veta hur man skall hantera plattformen. I företagets mailboxar ligger oftast väldigt värdefull information som skulle vara katastrofal om den gick förlorad. För att kunna använda Exchange online i Office365 krävs det att man migrerar all mail från den befintliga lösningen till Office365. Det här är en ganska mycket större och känsligare process än vad många tror och den sker inte i en handvändning. Sedan kommer vi till portalen för att hantera alla licenser för företaget. Nu krävs det kunskap i AD hantering, rättigheter, backup mm. IT Support Office365

Att göra ett sådant här projekt kräver tid, kunskap och planering.

 

Vi kommer alltid åt våra tjänster.

Microsoft garanterar en tillgänglighet på 99,9% för varje tjänst. I en månad med 30 dagar innebär det här att varje tjänst (SharePoint, Exchange, Skype for business mm.) får lov att ligga nere i ca 8h. Ifall den här situationen uppstår är det viktigt att känna till att IT leverantören har inga rättigheter att göra några ingrepp i Microsofts miljö. Det här innebär att åtgärdstid och ledtid normalt sett kan ta lite längre tid. Även om det är en molntjänst så måste det alltid stå en faktisk hårdvara någonstans, som kräver underhåll, uppdateringar och kan gå i sönder ibland. Microsoft är en global spelare vilket innebär att dom kan behöva lägga åtgärder på era tjänster under dagtid. IT Support Office365

Ta ställning till hur kritiskt det här är för företaget och fatta beslut därefter.

 

Välja licens kan ju inte vara så svårt.

Nästa utmaning är att välja rätt licenser. Diskutera detta med er leverantör och lägg fokus på detaljer. Det är ofta väldigt små detaljer som avgör vilken licens som är rätt för just er. Säkerställ att leverantören är insatt i Office 365 men även i er verksamhet. Det är väldigt lätt att välja en billig licens som endast har onlineversioner av office eller en alldeles för stor licens som har en massa program som man sen inte använder. Välja rätt licens i Office 365 är lite av en djungel det kan de flesta som har tagit sig an detta intyga. IT Support Office365

Gör användarhistorier baserat på er verksamhet och behov. Utgå ifrån aktuella licenser och gå igenom exakt hur olika uppgifter hanteras i Office 365.

 

Det finns inga begränsningar

Det första som kan vara bra att känna till är att det endast finns ett fåtal godkända leverantörer som faktiskt får installera Office 365 på er server. Vill ni synka dokument mellan SharePoint och OneDrive vilket jag inte rekommenderar av olika anledningar kopplat till säkerhet kan det vara bra att känna till att synktjänsten i OneDrive är väldigt begränsad. Det ingår 10 GB lagring i SharePoint + 0,5 GB per användare vilket inte är speciellt mycket out of the box. Laddar ni in en fil från t.ex. en server till SharePoint så försvinner datumstämpeln så det kan vara bra att märka upp sina dokument i versioner innan. Det finns olika backup alternativ så se till att ni förstår innebörden av de olika tjänsterna och överväg möjligtvis att använda en tredje part för lokal kopia.

 

Förlita er helt på leverantören.

Säkerställ att er leverantör har rätt kunskap och har genomfört lyckade migrationer till Office 365 tidigare. Många leverantörer har bristande kunskap kring begränsningar och licensformer vilket gör att den lösningen de rekommenderar inte uppfyller era behov. Det är lätt att stirra sig blind på ett billigt pris och det kan komma att slå en i nacken senare.

Be om referenser, intervjua företaget om tidigare projekt samt vad de har lärt sig och se till att inte just ditt företag blir försökskanin.

 

David Baroni

IT Rådgivare på IT Support I Norden AB

info@itsupport.se

www.itsupport.se

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.