information-arkiv - IT Support i Norden AB
44
archive,category,category-information,category-44,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.1,wpb-js-composer js-comp-ver-4.12,vc_responsive
Affärssystem

Att tänka på för att lyckas med implementation av affärssystem

Går ni i tankarna att byta ert affärssystem eller har ni precis upphandlat ett nytt system som nu skall förbättra er verksamhet och vardag på alla möjliga fantastiska sätt? Ta några minuter till att läsa det här inlägget och se om ni hittar något användbart.

Har ni gjort en ordentlig kravspec?
Många gånger redan i upphandlingsfasen ser man bristande kravspecifikationer ifrån köparen. Att skriva ner en önskelista med funktioner och en massa fräsiga uttryck är inte en kravspec. En kravspec är ett resultat av en rad olika processer för att samla in information som beskriver HUR ett system skall bete sig. Gör användarhistorier för att enkelt beskriva era processer och lägg stor vikt vid detaljer. Då blir det enkelt för leverantören att både förstå och kunna möta er förfrågan. Känner ni er osäkra så varför inte involvera en leverantör i processen för att driva workshop?

Det sägs att när mindre än 5% av den totala budgeten allokeras till planeringsfasen överskrids den totala slutkostnaden med ca 40-170%. Allokeras istället 10-20% så landar siffran på under 30%. Det kostar alltså lite mer och tar antagligen lite längre tid men är väl värt det i slutändan.

Har ni gjort en ordentlig resursplanering?
Ett av de vanligaste misstagen jag ser är att man lägger alldeles för lite resurser internt och förlitar sig för mycket på att leverantören skall göra all implementation och ha en djup förståelse för verksamheten. En av de absolut viktigaste framgångsfaktorerna för att lyckas i ett sådant här projekt är samarbete. Det krävs en arbetsgrupp internt som tillsammans med leverantören lägger en planering. Superusers skall utbildas först för att sedan kunna assistera och utbilda i resterande verksamhet. Gäller det ett affärssystem så pratar vi ofta utbildning på mellan 50-100h för att det skall bli bra.

I många fall så släpper man som kund projektet efter att upphandlingen är klar. Det är livsfarligt då risken för misslyckande ökar avsevärt. Det är egentligen efter upphandlingen som det riktiga arbetet börjar. Ser man ett sånt här projekt som en kostnad och inte en investering som långsiktigt skall bära frukt är det väldigt lätt att underskatta och snåla in på det absolut viktigaste.

David Baroni
IT Rådgivare
IT Support i Norden AB
info@itsupport.se

IT partner

Hur väljer man rätt IT partner?

Det finns en hel del IT företag på dagens marknad vilket gör att valet av leverantör inte alltid är så lätt. Som beslutsfattare vill man ju ta rätt beslut så att man själv inte hamnar i en konstig situation. Det här leder nog ofta till att man väljer något av de lite mer kända varumärkena även om leverantören inte matchar det egna bolaget till hundra procent.

Vad jag menar med det här är att de större företagen gärna handlar av stora företag, mellanstora handlar av mellanstora företag osv. Men vad är det egentligen som är viktigt när man väljer en partner?

Jag skulle vilja säga att kompetens och värderingar är absolut viktigast. Kompetensen är självklar för det handlar ju om att tillföra värde som leverantör. Värde i form av optimeringar, utveckling, framtidssäkring och minimal nertid. Värderingar blir enormt viktiga i relation till ordet IT partner. Det är ju som sagt en partner man letar efter, någon man skall leva och fungera tillsammans med en längre tid. Det blir ju ytterst viktigt att man delar samma syn på saker och ting för att få det att fungera i längden.

En ganska kontroversiell tanke är samtidigt att om man gör IT på rätt sätt så är det ju tekniken som jobbar och inte den anställde, vilket innebär att för att vara en bra IT partner till ett företag med 4000 anställda behöver man egentligen inte vara mycket mer än fem personer.

Gör en ordentlig research på företagen, ta reda på vilken kompetens de har genom att begära ut information om personalen och vilka färdigheter de har. Träffa dem och ta reda på vad det är för människor och vilka värderingar de har. Därefter blir valet ganska enkelt

Lycka till!

www.itsupport.se

David Baroni
IT Rådgivare
IT Support I Norden AB
info@itsupport.se

Billig offert

Hur en billig offert plötsligt blir dyr

Vad har ni för typ av avtal på er IT idag?

I de flesta fall så har man ett avtal baserat på antal användare för licenser och sedan ett antal servers med en viss kapacitet till ett fast månadspris. Utöver detta så i vissa fall har man också valt ett serviceavtal eller liknande. Det här är en summa som man enkelt kan beräkna och budgetera. Det som i de flesta fall tillkommer är sedan en massa rörliga kostnader som kan vara allt från att man ringer in och har en fråga som debiteras med ett antal hundralappar per kvart till installationer på servern som görs av en tekniker mot en ganska hög timpeng.

Det jag oftast ställer mig frågande till är varför man inte väljer att köpa allt på fastpris?

Ja det är sant att avtalet som har fasta priser på allt oftast ser dyrare ut i ett offertstadie men det har ju att göra med att de rörliga kostnaderna inte syns på det andra avtalet. Konstigt nog så har jag flera gånger upplevt att man inte riktigt har koll på hur mycket dessa rörliga IT kostnader uppgår till på ett år. Man väljer därför att ha en massa rörliga kostnader helt ovetandes vad dessa kommer att uppgå till. När jag efter ett par månader ringer upp kunden och erbjuder ett fastpris för att spara kostnader förstår man vad det faktiskt innebär.

Värdet med ett fast pris per användare och månad på allt utan att det tillkommer något är i min värld väldigt högt. Man kan budgetera en exakt kostnad för IT per år, man vet även exakt vad det kostar när man anställer vilket ger en oerhörd trygghet.

I slutändan är jag säker på att det företaget som väljer ett fast pris även på service, timmar och användarstöd faktiskt sparar pengar på sikt även om offerten är dyrare i första läget.

IT Support erbjuder IT till fastpris för 584 kr/anv/mån och som svar på er fråga så ingår allt och det tillkommer inte kostnader för underhåll uppdateringar, installationer osv. Blir er faktiska månadskostnad för IT billigare än det här?

www.itsupport.se

David Baroni
IT Rådgivare
IT Support I Norden AB
info@itsupport.se

IT

Trött på en skrikande organisation?

På dagens ständigt uppkopplade företag har det blivit allt viktigare att alltid komma åt sina IT-tjänster. Vare sig det gäller internet, servers, applikationer eller klienter så räcker det nästan inte till med en garanterad upptid på 99,9%. Människors sätt att arbeta ser väldigt annorlunda ut vilket innebär att företagen måste kunna erbjuda möjligheten att jobba 24/7 oberoende av vart i världen medarbetaren befinner sig. Det här är en konstant utmaning för IT avdelningen och absolut ingen enkel uppgift. Hårdvara kan liknas vid en bil som när den har rullat vissa mil kräver service. Under tiden bilen är på service ligger ansvaret på dig att ta ansvar för ett alternativt transportmedel som t.ex. en lånebil. Detta scenario har man förståelse för men ett driftstopp på grund av hårdvara är i många fall helt oacceptabelt.

Som tur är så finns det idag väldigt bra hjälpmedel som talar om för IT innan det är dags att ersätta eller serva hårdvara, ungefär som en servicelampa i bilen. Självklart syftar jag på övervakning som på senaste tiden har blivit allt mer avgörande för en framgångsrik IT.

Det finns en hel del olika övervakningsmjukvaror på marknaden men vi har valt att jobba med Paessler PRTG. Vi är så nöjda med hur den fungerar för oss att vi dessutom valde att bli återförsäljare.

I princip kan man övervaka allt som har en IP adress vilket idag faktiskt innebär kylskåp, larm, internet förbindelser, switchar, routers, klienter mm. Vad mjukvaran gör är att samla kritisk data på ett och samma ställe och tala om för dig när någonting i din miljö börjar bete sig onormalt. Det kan t.ex. vara en server som är varmare än vanligt eller en router som är långsammare än normalt.

Det här minimerar felsökningstiden för IT och talar dessutom om att någonting håller på att hända innan det faktiskt har hänt. Med ett sådant här verktyg kan man alltså åtgärda potentiella problem innan de faktiskt uppstår. Det bästa av allt är att IT kan tala om för användarna att något har hänt innan användarna ens vet om det själva. Det sparar otroligt mycket frustration och bidrar till en väldigt hög servicenivå.

En av de absolut vanligaste myterna kring övervakning är att det är dyrt men jag skulle faktiskt vilja slå hål på det och säga att det absolut inte behöver vara dyrt. Tror ni mig inte så är ni välkomna att ta kontakt med mig så skall jag visa vad jag menar.

www.itsupport.se

David Baroni
IT Rådgivare
IT Support I Norden AB
info@itsupport.se

Backup

Vad kostar det dig att bli av med företagets alla dokument?

Begreppet backup är något som alla känner till. De flesta känner till det på ett sådant sätt att man vet vad backup är. Skulle man ställa frågan vilken typ av backup de har eller vad det är för retention så är ofta svaret att ”vi har backup”. I min värld så är det kanske ganska oviktigt att veta vilken typ av backup man har rent tekniskt så länge man vet vad det innebär ifall servern stannar. Hur lång tid det tar att få tillbaka sina filer, vilka filer man kommer få tillbaka och exakt vad det krävs för att vara tillbaka till den tidpunkt då servern/datorn slutade fungera. I slutändan innebär allt en kostnad och för alla kostnadsmedvetna företag där ute är min rekommendation att se över detta.

Backup i molnet
Idag jobbar de flesta i molnet på ett eller annat sätt. Ibland väljer man att använda tjänster som Dropbox och OneDrive för att säkra sina filer och känna sig trygg. Men vad händer när en person som du delar Dropbox med får virus och alla filer i hela Dropboxen försvinner och viruset äter sig in i din dator? Vi har fått in minst fem datorer med detta scenario bara den senaste månaden. Förutom de befintliga återställningsplaner som erbjuds via molntjänsten och ibland kan ta upp till 30 dagar att få tillbaka sina filer så finns det externa backupalternativ för molntjänster också. Min rekommendation är att ta kontroll över er egen situation och månadskostnaden för detta blir ganska billig när man räknar efter.

Backup på server/dator
Att spara sina filer både på datorn och i ”molnet” är ingen backup. Det är inte heller rekommenderat att göra en kopia av vissa filer eller mappar till en extern hårddisk eller ett NAS som står bredvid datorn för att använda som backup. Det är en början men det är inte en fullvärdig backup. Här är det viktigt att göra skillnad på att jobba mot filer som ligger i molnet och att göra backup till molnet. Därefter se till att ha rätt lagringsplan kopplat till sin molnlösning. En backup bör ligga först lokalt sedan offsite i förslagsvis en serverhall/datacenter som i sin tur är redundant med en serverhall/datacenter på en annan ort. Man bör också ha olika typer av backup som rullar efter olika scheman. Vanligtvis jobbar man med en ”grandfather”, ”father” och ”son” vilket kan översättas till år, månad och dag. För att använda mer tekniska termer så bör man ha en imagebackup för att snabbt kunna återskapa en virtuell server och en inkrementell filbackup för att kunna återskapa den senaste versionen av en fil. På det här sättet så kanske man förlorar max ett par timmars arbete ifall olyckan är framme. Räknar vi på vad ett par timmars arbete innebär för ett företag med 300 anställda så är vi snabbt uppe i 600 h. En viktig förutsättning är så klart att återställningstiden är några timmar och inte dagar.

Slutsats
Jag vet att backup inte är det roligaste att tänka på och det kanske känns som att det kostar mycket pengar. I slutändan så vet alla att det är otroligt viktigt att ha backup men man orkar inte riktigt engagera sig hela vägen. Testa även att återläsa era backuper så att ni vet att de fungerar ifall något skulle hända. Lyd mitt råd och prata med er IT partner och se till att få koll på grejerna, det tar några timmar men sen är ni trygga för framtiden.

www.itsupport.se

David Baroni
IT Rådgivare
IT Support I Norden AB
info@itsupport.se

Kritiska IT prioriteringar för en CIO

Kritiska IT prioriteringar för en CIO

IT avdelningens främsta uppgift är att verka som ett stöd för verksamheten. Med den här uppgiften kommer ett stort ansvar, tänk er själva hur kritiskt det är när applikationer, program och hårdvara inte fungerar som det ska. Jag har identifierat ett antal kritiska prioriteringar som bör stå på agendan hos en IT avdelning. Kritiska IT Prioriteringar för en CIO

Värdeskapande
• Delta i diskussioner tillsammans med ledningen för att hitta de möjligheter som kan göra skillnad långsiktigt.
• Prioritera IT projekt utifrån gemensamma ramar, mål och förståelse.
• Ta hänsyn till livscykeln av olika lösningar och därigenom skapa robusta processer för att linjera verksamhet med IT från idé till grav.

Mätning och uppföljning av värde
• Performance management: Mätning av effekter med fokus på tydliga kvalitéts och produktivitetsförbättringar
• Projektledning: Mätning och styrning av samtliga projekt, Kritiska IT Prioriteringar för en CIO
• Servicenivå: Målstyrning och förhandling av servicenivå med både interna och externa leverantörer samt mätning av dessa.

Understöd till värdeskapande
• Arkitektur, standarder och policy. Tydlig och robust planering av arkitektur, utvärdering av standarder och policy med ett  tydligt ägarskap.
• Tydliga processer för att driftsätta avslutade projekt och lösningar i verksamheten. Kritiska IT Prioriteringar för en CIO
• Bygga kunskap både på kort och lång sikt genom utbildning av resurser för att säkerställa att vara rustad för framtiden.

www.itsupport.se

David Baroni
IT Rådgivare
IT Support I Norden AB
info@itsupport.se

IT Support vid köp av IT

3 Saker du bör tänka på när du köper IT

IT branschen har ett ganska dåligt rykte som har byggts upp under ett antal år. Det här är fullt förståeligt då jag dagligen stöter på företag som har råkat ut för tråkiga erfarenheter. Men i slutet av dagen är ändå alla företag beroende av IT och det finns en hel del seriösa leverantörer på marknaden. Jag har därför valt att skriva ner tre saker man bör vara uppmärksam på innan man tecknar avtal. IT Support vid köp av IT

 

Leverantören
För att undvika att er server står i en garderob och brinner upp hos en enmansföretagare som utger sig för att vara ett seriöst IT företag. Ja detta har hänt…. Se till att ta reda på vem leverantören är. Vart finns deras datacenter? Hur skyddas det? Ta reda på hur många anställda de är och om deras tekniker har rätt utbildning. Det är ganska vanligt att man på mindre företag anställer ”hemmafixare” som är väldigt intresserade av IT. Om jag skulle lägga hela min verksamhet i händerna på någon hade jag velat att de hade rätt kompetens. IT Support vid köp av IT

 

Offerten
Konkurrensen är hård inom IT. Det finns nästan lika många leverantörer som kunder. Resultatet har blivit att väldigt många gör så billiga offerter som möjligt. Det är inte helt ovanligt att den rekommenderade lösningen är underdimensionerad och att eventuella service/support eller engångskostnader gömmer sig i små texter i avtalet. Här gäller det att hålla tungan rätt i mun och jämföra äpplen med äpplen. Ställ upp allting i ett Excel och jämför varje post. Går det inte att jämföra varje post så be om en komplettering. Ett vanligt trick är att klumpa ihop tre tjänster till en totalsumma. Ta reda på detaljerna, det är där det avgörs nämligen. IT Support vid köp av IT

 

SLA
SLA står för Service Level Agreement. Det är era rättigheter som kund ifall leverantören bryter mot sina åtaganden. Det här är det absolut viktigaste att ha koll på när man köper en tjänst. Var noga med att leverantören minst erbjuder ett standard SLA utan kostnad för er som kund. Det tyder ofta på att det är en seriös leverantör. Det är inte helt ovanligt att kunder inte har SLA eller ens vet vad det betyder. Ställ er frågan hur viktig är er verksamhet? Räkna därefter på tiderna i SLA och översätt detta till faktiska konsekvenser för verksamheten. Om det inte uppfyller era önskemål rekommenderar jag att ni omförhandlar SLA men då måste ni vara beredda på att det kan tillkomma en merkostnad. IT Support vid köp av IT

 

David Baroni
IT Rådgivare på IT Support I Norden AB
info@itsupport.se
www.itsupport.se

IT Support Office365

5 misstag du inte vill göra när du går över till Office365

Vi lever i en tid där tekniken utvecklas fort och förändring sker konstant. Alla försöker vi hänga med vilket leder till att man måste prioritera, utvärdera och fatta beslut ganska fort kring vad som är bäst för verksamheten. Det är nästintill omöjligt att hålla sig uppdaterad på allt som sker. Leverantörerna trycker på och Office365 är verkligen på tapeten just nu. Fördelarna är många men det gäller att hålla tungan rätt i mun. Därför har jag valt att skriva ner de fem huvudmisstagen som man bör ha koll på inför sitt val av Office365. IT Support Office365

 

Tro att man sätter upp det på nolltid och helt smärtfritt.

Som vanligt när det gäller amerikanska bolag så är ofta marknadsföringen bättre än produkten. Intrycket som ges av Office365 är att det är superlätt att komma igång, det går på nolltid och man skulle egentligen kunna låta vilken person som helst på företaget se till att man kommer igång. I många av dom olika licensvarianterna ingår Exchange för mail, SharePoint online för kollaborering och det krävs en portal för administration av alla licenser. Det är här det börjar bli lite klurigt. SharePoint är en väldigt stor plattform som kräver en enorm kunskap för att sättas upp på rätt sätt och även administrera. För att sedan jobba i SharePoint som användare behöver man ofta en utbildning för att veta hur man skall hantera plattformen. I företagets mailboxar ligger oftast väldigt värdefull information som skulle vara katastrofal om den gick förlorad. För att kunna använda Exchange online i Office365 krävs det att man migrerar all mail från den befintliga lösningen till Office365. Det här är en ganska mycket större och känsligare process än vad många tror och den sker inte i en handvändning. Sedan kommer vi till portalen för att hantera alla licenser för företaget. Nu krävs det kunskap i AD hantering, rättigheter, backup mm. IT Support Office365

Att göra ett sådant här projekt kräver tid, kunskap och planering.

 

Vi kommer alltid åt våra tjänster.

Microsoft garanterar en tillgänglighet på 99,9% för varje tjänst. I en månad med 30 dagar innebär det här att varje tjänst (SharePoint, Exchange, Skype for business mm.) får lov att ligga nere i ca 8h. Ifall den här situationen uppstår är det viktigt att känna till att IT leverantören har inga rättigheter att göra några ingrepp i Microsofts miljö. Det här innebär att åtgärdstid och ledtid normalt sett kan ta lite längre tid. Även om det är en molntjänst så måste det alltid stå en faktisk hårdvara någonstans, som kräver underhåll, uppdateringar och kan gå i sönder ibland. Microsoft är en global spelare vilket innebär att dom kan behöva lägga åtgärder på era tjänster under dagtid. IT Support Office365

Ta ställning till hur kritiskt det här är för företaget och fatta beslut därefter.

 

Välja licens kan ju inte vara så svårt.

Nästa utmaning är att välja rätt licenser. Diskutera detta med er leverantör och lägg fokus på detaljer. Det är ofta väldigt små detaljer som avgör vilken licens som är rätt för just er. Säkerställ att leverantören är insatt i Office 365 men även i er verksamhet. Det är väldigt lätt att välja en billig licens som endast har onlineversioner av office eller en alldeles för stor licens som har en massa program som man sen inte använder. Välja rätt licens i Office 365 är lite av en djungel det kan de flesta som har tagit sig an detta intyga. IT Support Office365

Gör användarhistorier baserat på er verksamhet och behov. Utgå ifrån aktuella licenser och gå igenom exakt hur olika uppgifter hanteras i Office 365.

 

Det finns inga begränsningar

Det första som kan vara bra att känna till är att det endast finns ett fåtal godkända leverantörer som faktiskt får installera Office 365 på er server. Vill ni synka dokument mellan SharePoint och OneDrive vilket jag inte rekommenderar av olika anledningar kopplat till säkerhet kan det vara bra att känna till att synktjänsten i OneDrive är väldigt begränsad. Det ingår 10 GB lagring i SharePoint + 0,5 GB per användare vilket inte är speciellt mycket out of the box. Laddar ni in en fil från t.ex. en server till SharePoint så försvinner datumstämpeln så det kan vara bra att märka upp sina dokument i versioner innan. Det finns olika backup alternativ så se till att ni förstår innebörden av de olika tjänsterna och överväg möjligtvis att använda en tredje part för lokal kopia.

 

Förlita er helt på leverantören.

Säkerställ att er leverantör har rätt kunskap och har genomfört lyckade migrationer till Office 365 tidigare. Många leverantörer har bristande kunskap kring begränsningar och licensformer vilket gör att den lösningen de rekommenderar inte uppfyller era behov. Det är lätt att stirra sig blind på ett billigt pris och det kan komma att slå en i nacken senare.

Be om referenser, intervjua företaget om tidigare projekt samt vad de har lärt sig och se till att inte just ditt företag blir försökskanin.

 

David Baroni

IT Rådgivare på IT Support I Norden AB

info@itsupport.se

www.itsupport.se